Onboarding van nieuwe medewerkers: 6 cruciale stappen

Houd jij je als HR professional bezig met het werven van dé kandidaat voor die ene leuke baan? Na de selectie en het maken van afspraken over wanneer die top kandidaat bij jouw organisatie aan de slag gaat, begint de volgende stap: de onboarding. Wat doet jouw organisatie om nieuwe medewerkers welkom te heten en te laten landen in de functie?

In dit blog neem ik je mee aan de hand van mijn persoonlijke bevindingen en beschrijf ik in zes stappen hoe je een goed onboarding programma kunt ontwikkelen voor jouw organisatie.

Landen, verdiepen en verbinden

De afgelopen zes maanden heb ik voor een welzijnsorganisatie – in het kader van mijn opleiding HRM – een onboarding programma ontworpen. Tijdens het proces van verkennen wat onboarding nu precies inhoudt, heb ik onder andere het boek ‘Onboarding’ van Ardiënne Verhoeven gelezen. Zeker een aanrader om te lezen als je met dit thema aan de slag gaat. De drie thema’s die er in dit boek voor mij uitspringen en belangrijk blijken voor een goede onboarding zijn: landen, verdiepen en verbinden.

Landen
Aandacht voor de praktische zaken binnen de organisatie en het leren kennen van de functie. Deze activiteiten vinden al plaats voor de start in de functie.

Verdiepen
Een goede verbinding met de doelstellingen en visie van de organisatie is een belangrijke voorwaarde voor het vasthouden van medewerkers. Goede support in de vorm van persoonlijke begeleiding en een buddy voor de nieuwe medewerker.

Verbinden
Aspecten als socialisatie zijn van belang om de medewerker zich echt thuis te laten voelen. Het leren kennen van het team en het opbouwen van het netwerk zijn relevant om snel en op termijn goed te blijven functioneren.

Maar wat heb ik als organisatie aan een goed onboarding programma?

Een goede onboarding kan de bevlogenheid, tevredenheid en prestaties van je nieuwe medewerker bevorderen. Met een goede onboarding kan worden voorkomen dat medewerkers vroegtijdig de organisatie verlaten. Uit onderzoek blijkt dat rond de 5% van nieuwe medewerkers direct stoppen bij een organisatie na een rampzalige eerste dag.

Bevorder de bevlogenheid, tevredenheid en prestaties van medewerkers door een goede onboarding

Ook in de employer branding kan een goede onboarding voordeel voor je organisatie opleveren. Wat is er mooier dan als organisatie aantrekkingskracht te hebben op talentvolle professionals?

Wil je bevlogen en tevreden medewerkers die goede prestaties leveren, zich verbonden voelen met de organisatie én de organisatie niet snel verlaten? De onderstaande zes stappen helpen jou met het ontwerpen van een passend onboarding programma voor jouw organisatie.

In 6 stappen naar een onboarding beleid

Stap 1: Ga op onderzoek uit

Wat wordt er binnen jouw organisatie op het gebied van introductie van nieuwe medewerkers al gedaan? Ga in gesprek met zowel nieuwe medewerkers als medewerkers die al langer bij je organisatie             werken. Wat ging er volgens hun goed tijdens de eerste weken van kennismaken en het inwerken? Wat moet zeker worden meegenomen in een onboarding programma? Wat heeft de medewerker gemist?

Stap 2: Ga in gesprek met het management

Spreek over onboarding met de (operationeel) leidinggevenden en het hogere management. Welke ideeën hebben zij hierover? Wat is volgens hun het doel van een goede onboarding? Wat moet het de organisatie en de medewerker opleveren?

Stap 3: Verzamel informatie

Verzamel informatie wat je aan nieuwe medewerkers kunt meegeven nog voor de start of in de eerste paar weken. Denk bijvoorbeeld aan informatie over jouw organisatie, zoals bijvoorbeeld missie en visie, de personeelsvereniging of een overzicht van collega’s waar de medewerker veel contact mee zal hebben. Deze informatie kun je uiteraard ook digitaal verstrekken, dit kan ook door gebruik te maken van een onboarding-app.

Wees creatief, juist nu tijdens de corona-crisis. Bedenk een digitale onboarding-bingo, waarbij de nieuwe medewerker bij elke actie een vakje op de bingokaart kan afstrepen en koppel er een leuke verrassing aan vast. Stel een groepsapp samen met andere nieuwe medewerkers, zodat er laagdrempelig contact kan worden gelegd (ieder vooraf wel even vragen om goedkeuring in het kader van de AVG). Uit ervaring weet ik dat dit hilarische momenten kan geven door medewerkers de filmpjes van de acties te laten appen.

Stap 4: Start een werkgroep

Stel een werkgroep ‘onboarding’ samen – bestaande uit leidinggevenden, teamleden van diverse teams en HR – waarin gebrainstormd kan worden over de inrichting van het onboarding programma. Neem daarbij de  informatie die je hebt verzameld in stap 1-3 mee. Maak één of meerdere collega’s verantwoordelijk voor het onboarding programma, zodat de kwaliteit van het onboarding programma wordt gewaarborgd.

Stap 5: Bespreek de rol van HR

Spreek over de wijze waarop HR de leidinggevenden kan begeleiden in het onboarden van nieuwe medewerkers. Leg vooraf duidelijk vast wie welke rol heeft tijdens het proces en zet onboarding als vast HR punt op de agenda.

Stap 6: Evalueer regelmatig en stel bij

Spreek vooraf evaluatiemomenten af. Tijdens deze vaste momenten evalueer je het onboarding programma met het projectteam. Betrek hier de nieuwe medewerkers bij. Hoe hebben zij de onboarding ervaren? Hebben ze tips om het beleid nog verder te verbeteren? Stel bij waar nodig.

Hoe nu verder?

Ben je door dit blog geïnspireerd geraakt om aan de slag te gaan met onboarding? Neem dan contact met mij op via Duurzaam HR of per mail: lony.emmen40@gmail.com. Ik help je graag op weg met wat extra tips.

Blog geschreven door: Lony Emmen
HR medewerker, student HRM & gastblogger Duurzaam HR




Deel:

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin

Geef een reactie